Die meisten Forscher verlieren Zeit damit, ein generisches Kontaktformular zu suchen oder eine E-Mail an den falschen Ansprechpartner zu senden. Der Kontakt zu einer wissenschaftlichen Redaktion online erfordert das Verständnis der redaktionellen Abläufe, die Identifizierung der richtigen Person und die Formulierung einer präzisen Anfrage. Die Redaktionen wissenschaftlicher Zeitschriften arbeiten nach strengen Protokollen, und eine falsch adressierte Nachricht kann den weiteren Prozess gefährden.
Presubmission-Anfrage: der am wenigsten genutzte Kontaktkanal
Die Presubmission-Anfrage ist das effektivste Mittel, um einen ersten Kontakt mit einer wissenschaftlichen Redaktion herzustellen. Diese kurze Nachricht, die vor einer formellen Einreichung gesendet wird, ermöglicht es zu überprüfen, ob ein Manuskript in den redaktionellen Rahmen einer Zeitschrift passt. Diese Praxis hat sich in den letzten Jahren stark verbreitet, insbesondere bei anglo-sächsischen Verlagen.
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Das Prinzip ist einfach: Man sendet eine strukturierte Zusammenfassung von ein paar Absätzen an den Managing Editor, begleitet von einer präzisen Frage zur Themenrelevanz. Die Antwort erfolgt in der Regel innerhalb weniger Tage, manchmal innerhalb weniger Stunden für Zeitschriften, die über ein automatisiertes Sortiersystem verfügen.
Dieser Kanal hat einen entscheidenden Vorteil: er vermeidet monatelanges Warten auf eine Ablehnung des Themas. Die Redaktionen, die dies fördern, weisen in ihren Autorenrichtlinien oft darauf hin, häufig unter dem Titel “Presubmission-Anfrage” oder “Query the Editor”. Einige Plattformen, wie die von Elsevier, integrieren dieses Verfahren direkt in ihre Online-Einreichungsoberfläche.
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Für Medien zur wissenschaftlichen Popularisierung ist die Logik vergleichbar: Es ist möglich, Science Line über die Website zu kontaktieren, um ein Thema vorzuschlagen oder redaktionelle Klarstellungen zu erfragen, bevor man einen vollständigen Pitch einreicht.
Den richtigen Ansprechpartner in einer wissenschaftlichen Redaktion online identifizieren
Eine Nachricht an den falschen Empfänger zu senden, ist die häufigste Ursache für eine Nichtantwort. Wissenschaftliche Redaktionen unterscheiden mehrere Rollen, und jede hat einen klaren Kompetenzbereich.
- Der Managing Editor verwaltet den Fluss der Manuskripte, die Überarbeitungsfristen und administrative Fragen. Für alle Anfragen, die den Status eines eingereichten Artikels oder ein technisches Problem auf der Plattform betreffen, ist er der primäre Kontakt.
- Der Editor-in-Chief (Chefredakteur) entscheidet über die endgültigen redaktionellen Entscheidungen. Ihn direkt für eine laufende Nachfragen zu kontaktieren, wird von den meisten Zeitschriften als Bruch des Protokolls angesehen.
- Die Associate Editors oder Section Editors bearbeiten die Manuskripte nach thematischen Bereichen. Wenn eine Zeitschrift mehrere Disziplinen abdeckt, beschleunigt es die Bearbeitung, die Presubmission-Anfrage an den zuständigen Section Editor zu richten.
Einige Zeitschriften weisen ausdrücklich darauf hin, dass die Kontaktaufnahme mit einem anderen Editor als dem Managing Editor während der Bewertung eines Manuskripts die Anonymität des Peer-Review-Prozesses verletzt. Diese Art von Kontakt kann zur endgültigen Ablehnung des Artikels führen. Die regelmäßig aktualisierten Einreichungsrichtlinien erläutern diese Einschränkungen.
Kontaktformulare, direkte E-Mails und soziale Medien der Zeitschriften
Wissenschaftliche Zeitschriften online bieten in der Regel drei Kontaktkanäle an, deren Effektivität stark variiert.
Das integrierte Kontaktformular der Einreichungsplattform bleibt der zuverlässigste Kanal. Es leitet die Anfrage automatisch an den richtigen Dienst weiter, je nach ausgewählter Kategorie (technische Frage, Manuskriptverfolgung, redaktioneller Vorschlag). Große Verlage wie Elsevier oder Springer-Nature zentralisieren diese Formulare in ihren Autorenportalen.
Die direkte E-Mail an den Managing Editor funktioniert gut für kleinere Zeitschriften oder unabhängige Publikationen. Die Adresse findet sich fast immer im Abschnitt “Kontakt” oder “Editorial Board” der Website der Zeitschrift. Wir empfehlen, die Manuskriptnummer im Betreff der Nachricht zu erwähnen, wenn die Anfrage einen bereits eingereichten Artikel betrifft.
Soziale Medien stellen einen aufkommenden Kanal dar. Mehrere Redaktionen pflegen eine aktive Präsenz auf X (ehemals Twitter) oder LinkedIn, wo sie Aufrufe zur Einreichung veröffentlichen und allgemeine Fragen beantworten. Dieser Kanal eignet sich für informelle Kontaktaufnahme oder zur Überprüfung der redaktionellen Linie, jedoch nicht für die Nachverfolgung eines Manuskripts.
Was in einer ersten Nachricht zu vermeiden ist
Ein erster Kontakt mit einer Redaktion sollte kurz und strukturiert sein. Nachrichten, die die gesamte Methodologie im Detail darlegen oder um eine Meinung zu den Ergebnissen vor der Einreichung bitten, werden systematisch ignoriert oder an den klassischen Einreichungsprozess weitergeleitet.
Wiederholte Nachfragen nach einer endgültigen redaktionellen Entscheidung stellen ein ernsthafteres Problem dar. Mehrere Zeitschriften betrachten dieses Verhalten inzwischen in ihren aktualisierten Richtlinien als Belästigung, mit potenziellen Konsequenzen für zukünftige Einreichungen des Autors bei demselben Verlag.
Eine effektive Kontakt-Nachricht für eine wissenschaftliche Zeitschrift verfassen
Die Qualität der ersten Nachricht bestimmt die Schnelligkeit und Relevanz der Antwort. Eine gut strukturierte E-Mail oder ein Formular folgt einem vorhersehbaren Schema, das von den Redaktionen prioritär behandelt wird.
- Der Betreff der Nachricht enthält die Art der Anfrage (Presubmission-Anfrage, technische Frage, Nachverfolgung) und gegebenenfalls die Manuskriptnummer.
- Der Text der Nachricht überschreitet nicht zehn Zeilen. Für eine Presubmission-Anfrage enthält er den vorläufigen Titel, die Hauptforschungsfrage und den Grund, warum diese spezielle Zeitschrift ausgewählt wurde.
- Die Signatur enthält die institutionelle Zugehörigkeit und die ORCID-ID. Diese Elemente ermöglichen es der Redaktion, das Profil des Autors schnell zu überprüfen.
Eine präzise Nachricht erhält innerhalb weniger Tage eine Antwort, während eine schlecht strukturierte E-Mail wochenlang unbeantwortet bleiben kann. Die Redaktionen bearbeiten prioritär Anfragen, die ein Verständnis für den redaktionellen Rahmen der Publikation zeigen.
Die Wahl des Kanals und die Formulierung der Nachricht sind keine logistischen Details. Sie bestimmen den ersten Eindruck, den die Redaktion von einem potenziellen Autor hat, und dieser Eindruck beeinflusst die Bearbeitung aller zukünftigen Manuskripte.